L’adjoint(e) exécutif(ve) est responsable de la gestion administrative de l’organisation. Il/elle est un maillon essentiel dans la transmission d’information en provenance et à l’intention du président et de la directrice générale.
À titre de supérieur(e) immédiat(e) de l’équipe d’adjoints(es) de direction, il/elle coordonne également le travail de secrétariat effectué par son équipe et s’assure que les demandes sont traitées conformément aux orientations reçues.
Plus spécifiquement, les principales responsabilités de l’adjoint(e) exécutif(ve) et de son équipe incluent :
- Gestion optimale des agendas et correspondances du président, de la directrice générale et de l’organisation en général ;
- Réaliser les tâches et suivi nécessaires en fonction de la planification du président et de la directrice générale ;
- Organiser, planifier et céduler des différents événements, voyages et déplacements rattachés aux calendriers du président et de la directrice générale, ainsi que des autres membres de l’organisation ;
- Assurer la réalisation et le suivi des demandes de nature administrative provenant de tous les membres de l’équipe de gestion ;
- Effectuer la gestion logistique entourant l’organisation de réunions et événements (conseils d’administration, comités exécutifs, comités internes, assemblées, etc.) ;
- Soutenir les gestionnaires concernant le suivi de projets et activités diverses organisées par ces derniers ;
- Responsable de l’administration de différentes politiques internes émanant de la direction générale ;
- Collaborer avec les directions dans la mise en place ou l’amélioration des processus administratif.